Unterstützungsprozess - Schulung- & Wissensmanagement

Prozessinformationen:

• Prozessziel:
  

  • Zielsetzung diese Prozesses ist es eine kontinuierliche Weiterbildung der Mitarbeiter im Unternehmen zu fördern. Des Weiteren sind entsprechend durchgeführte Schulungen auf Ihre Wirksamkeit zu überprüfen

• Verantwortung:
  

  • Geschäftsführung

• Ausführende Mitarbeiter:
  

  • Einkauf

  • Personalwesen

• Mitwirkende:
  

  • Mitarbeiter der jeweils betroffenen Bereiche 

• Information an:
  

  • Geschäftsführung

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

• Mitarbeiter müssen in Ihren auszuführenden Tätigkeiten nachweisbar unterwiesen sein

• Gesetzlich geforderte Unterweisungsnachweise: Verhalten im Notfall

• Jegliche Kundenanforderungen müssen von den betreffenden Mitarbeitern im Unternehmen verstanden worden sein

Prozessrisiken (Risiken und Chancen) - Qualitätsmanagement

Managementsysteme:

• Die Schulung wurde erfolgreich durchgeführt, aber der Mitarbeiter wurde nicht ausreichend qualifiziert

• Kein Schulungsplan definiert

• Kein Nachweis über durchgeführte Schulungsmaßnahmen vorhanden

• Kein Wirksamkeitsnachweis vorhanden

• Es wurde die Schulung bei einem nicht freigegebenen Veranstalter durchgeführt (gemäß Lieferantenbeurteilung; gemäß Vorgabe des Kunden; gemäß gesetzlicher Grundlage)

IST-Situation:

• Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind

• Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen

• Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

• Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)

• Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen

• Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Managementsysteme:

• Erstellung eines Schulungsplans

• Beachtung der gesetzlich und behördlich vorgegebenen Pflichunterweisungen

• Lieferantenauswahl

• Wirksamkeitsprüfung getroffener Schulungsmaßnahmen durchführen (z. B. Audit)

Prozessstruktur

Input:

• Bedarfsmeldung der Abteilungen

• Gesetzlich gerforderte Unterweisungsnachweise: Verhalten im Notfall

Output:

• Schulungsplan

• Angebot - Beauftragung des Veranstalters

• Freigabemeldung für Teilnahme an Schulung

• Teilnahmebescheinigungen / Zertifikat für Teilnehmer

Wechselwirkungen:

• Lieferantenbeurteilung

Ressourcen:

• Bedarfsmeldung

• Mitarbeiter

• Dozent

Prozessablauf

1. Schulungsbedarf / - Mitarbeiter meldet Schulungsbedarf bei seiner vorgesetzten Stelle an / - Gesetzlich vorgegebene Schulung

2. Vorgesetzte Stelle sammelt bis zum vorgegebenen Zeitraum (Geschäftsführung definiert dazu einen Zeitraum für jedes Geschäftsjahr) und erbittet um Freigabe für die Veranlassung der Schulungen (Schulungsplan)

3. Der Einkauf prüft, welche Veranstalter dafür infrage kommen

4. Angebotseinholung bei Veranstaltern / 1 Inhouse-Schulung / offenes Seminar / online-Seminar / 2 Bekommt der Mitarbeiter eine Teilnahmebescheinigung - genügt diese? / 3 Braucht der Mitarbeiter ein Zertifikat, um seine erreichte Qualifikation nachzuweisen? / 4 Ist der Veranstalter gemäß der Lieferantenbeurteilung schon in Erscheinung getreten? / 5 Ist der Veranstalter freigegeben, - gibt es Referenzen? / 6 Wie ist die Schulung aufgebaut? / 7 Genügt der Lehrplan?

5. Freigabe durch vorgesetzte Stelle

6. Jeweiliger Mitarbeiter nimmt an Schulung teil

Prozesskennzahlen

• Anzahl durchgeführter Schulungen im Verhältnis der Schulungsplanung

• Schulungsbewertung

Mitgeltende Unterlagen

• Schulungsplan

• Angebot - Beauftragung des Veranstalters

• Freigabemeldung für Teilnahme an Schulung

• Teilnahmebescheinigungen / Zertifikat für Teilnehmer

• Qualifikationsmatrix

Turtle-Modell

Input:

• Bedarfsmeldung

• Gesetzlich gerforderte Unterweisungsnachweise: Verhalten im Notfall

Womit?

• Schulungen

Mit Wem?

• Dozent / Trainer

• Mitarbeiter

Kennzahlen:

• Anzahl durchgeführter Schulungen im Verhältnis der Schulungsplanung

• Schulungsbewertung

Dokumente:

• Schulungsplan

• Abgebot - Beauftragung des Veranstalters

• Freigabemeldung für Teilnahme an Schulung

• Teilnahmebescheinigungen / Zertifikat für Teilnehmer

• Qualifikationsmatrix

Risiken:

• Die Schulung wurde erfolgreich durchgeführt, aber der Mitarbeiter wurde nicht ausreichend qualifiziert

• Es wurde die Schulung bei einem nicht freigegebenen Veranstalter durchgeführt (gemäß Lieferantenbeurteilung, gemäß Vorgabe des Kunden, gemäß gesetzlicher Grundlage)

Output:

• Schulungsplan

• Angebot - Beauftragung des Veranstalters

• Freigabemeldung für Teilnahme an Schulung

• Teilnahmebescheinigungen / Zertifikat für Teilnehmer

Prozessoptimierung

• Einsatz von Lessons Learned

• Einsatz von E-Learningsystemen