Managementprozess - Kommunikation

Prozessinformationen:

• Prozessziel:
  
  • Ziel dieses Prozesses ist es, sowohl die interne Kommunikation im Unternehmen, als auch die notwendige nach außen zu interessierten Parteien sicherzustellen
    
• Verantwortung:
  
  • Geschäftsführung
  • jeweilige Managementbeauftragte 
• Ausführende Mitarbeiter:
  
  • jeweilige Mitarbeiter der Abteilungen
  • jeweilige Abteilungsleitung
    
• Mitwirkende:
  
  • jeweilige Mitarbeiter
    
• Information an:
  
  • Managementbeauftragten

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

• Gesetzlich geforderte Kommunikation zu interessierten Parteien z. B. Immissionsschutz
• Geforderte Regelkommunikation

Prozessrisiken (Risiken und Chancen) - Qualitätsmanagement

Managementsysteme:

• Missachtung der Kommunikationsregeln zum Kunden bzw. zu interessierten Parteien
• Keine erstellten Nachweise / Protokolle zu Besprechungen
• Bruch von Geheimhaltungsvereinbarungen

IST-Situation:

• Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind
• Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen
• Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

• Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)
• Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen
• Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Managementsysteme:

• Erstellung eines Unternehemnsprozesses zur internen und externen Kommunikation
• Festlegung - Wer, mit Wem, Wann kommunizieren darf und muss
• Besprechungsprotokolle als Nachweis führen
• Beachtungs der Gehiemhaltungsvereinbarungen

Prozessstruktur

Input:

• Unternehmenspolitik / -strategie

Output:

• Kommunikationskonzept
• Regelkreiskommunikation
• Kommunikationskennzahl
• Besprechungsprotokoll

Wechselwirkungen:

• Mitarbeitervorschlagswesen

Ressourcen:

• Vorgaben der Regelkommunikation z. B. einen bestimmten Raum dazu nutzen

Prozessablauf

1. Erarbeitung der Anforderungen zur Kommunikation unter Berücksichtigung der Aufbau- und Ablauforganisation
2. Erstellung eines Kommunikationskonzeptes mit eventuellen Mitarbeitervorschlagswesen
3. Freigabe des Kommunikationskonzeptes
4. Information an die jeweiligen Mitarbeiter des Unternehmens
5. Stetiges Verfassen von Meetingprotokollen als Nachweis zu Durchführung der entsprechenden Kommunikation

Prozesskennzahlen

• Anzahl notwendiger Besprechungen innerhalb eines Projektes

Mitgeltende Unterlagen

• Besprechungsmatrix
• Regelkommunikationsübersicht
• Meetingprotokoll

Turtle-Modell

Input:

• Unternehmenspolitik / -strategie

Womit?

• Infrastruktur

Mit Wem?

• Mitarbeiter der jeweiligen Bereiche

Kennzahlen:

• Kommunikationskonzept
• Regelkreiskommunikation
• Kommunikationskennzahl
• Besprechungsprotokoll

Dokumente:

• Besprechungsmatrix
• Regelkommunikationsübersicht
• Meetingprotokoll

Risiken:

• Missachtung der Kommunikationsregeln zum Kunden bzw. zu interessierten Parteien
• Keine generierten Nachweise zu Besprechungen

Output:

• Nachweisbare Dokumentierte Information z. B. Besprechungsprotokolle

Prozessoptimierung

• Klare Vorgabe von Regelkommunikationen intern, als auch zu Kunden und Lieferanten
• Besprechungsdokumentationen anfertigen