Erfahren Sie mehr über diesen Unternehmensprozess:
Prozessinformationen:
- Prozessziel:
- Ziel dieses Prozesses ist es, sowohl die interne Kommunikation im Unternehmen, als auch die notwendige nach außen zu interessierten Parteien sicherzustellen
- Verantwortung:
- Geschäftsführung
- jeweilige Managementbeauftragte
- Ausführende Mitarbeiter:
- jeweilige Mitarbeiter der Abteilungen
- jeweilige Abteilungsleitung
- Mitwirkende:
- Information an:
Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)
- Gesetzlich geforderte Kommunikation zu interessierten Parteien z. B. Immissionsschutz
- Geforderte Regelkommunikation
Prozessrisiken (Risiken und Chancen) - Qualitätsmanagement
Managementsysteme:
- Missachtung der Kommunikationsregeln zum Kunden bzw. zu interessierten Parteien
- Keine erstellten Nachweise / Protokolle zu Besprechungen
- Bruch von Geheimhaltungsvereinbarungen
IST-Situation:
- Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind
- Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen
- Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode
Planung:
- Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)
- Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen
- Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar
Notwendige Umsetzung
Managementsysteme:
- Erstellung eines Unternehemnsprozesses zur internen und externen Kommunikation
- Festlegung - Wer, mit Wem, Wann kommunizieren darf und muss
- Besprechungsprotokolle als Nachweis führen
- Beachtungs der Gehiemhaltungsvereinbarungen
Prozessstruktur
Input:
- Unternehmenspolitik / -strategie
Output:
- Kommunikationskonzept
- Regelkreiskommunikation
- Kommunikationskennzahl
- Besprechungsprotokoll
Wechselwirkungen:
- Mitarbeitervorschlagswesen
Ressourcen:
- Vorgaben der Regelkommunikation z. B. einen bestimmten Raum dazu nutzen
Prozessablauf
- Erarbeitung der Anforderungen zur Kommunikation unter Berücksichtigung der Aufbau- und Ablauforganisation
- Erstellung eines Kommunikationskonzeptes mit eventuellen Mitarbeitervorschlagswesen
- Freigabe des Kommunikationskonzeptes
- Information an die jeweiligen Mitarbeiter des Unternehmens
- Stetiges Verfassen von Meetingprotokollen als Nachweis zu Durchführung der entsprechenden Kommunikation
Prozesskennzahlen
- Anzahl notwendiger Besprechungen innerhalb eines Projektes
Mitgeltende Unterlagen
- Besprechungsmatrix
- Regelkommunikationsübersicht
- Meetingprotokoll
Turtle-Modell
Input:
- Unternehmenspolitik / -strategie
Womit?
Mit Wem?
- Mitarbeiter der jeweiligen Bereiche
Kennzahlen:
- Kommunikationskonzept
- Regelkreiskommunikation
- Kommunikationskennzahl
- Besprechungsprotokoll
Dokumente:
- Besprechungsmatrix
- Regelkommunikationsübersicht
- Meetingprotokoll
Risiken:
- Missachtung der Kommunikationsregeln zum Kunden bzw. zu interessierten Parteien
- Keine generierten Nachweise zu Besprechungen
Output:
- Nachweisbare Dokumentierte Information z. B. Besprechungsprotokolle
Prozessoptimierung
- Klare Vorgabe von Regelkommunikationen intern, als auch zu Kunden und Lieferanten
- Besprechungsdokumentationen anfertigen
