Managementprozess - Audit

Prozessinformationen:

• Prozessziel:
  
  • Ziel dieses Prozesses ist es, das Unternehmen in regelmäßgen Abständen intern auf die Einhaltung der Normforderungen, der Kundenanforderungen und gesetzlichen Bestimmungen hin zu überprüfen
    
• Verantwortung:
  
  • Geschäftsführung
  • der jeweilige Managementbeauftragte
    
• Ausführende Mitarbeiter:
  
  • Auditor 
    
• Mitwirkende:
  
  • Mitarbeiter der auditierten Bereiche 
• Information an:
  
  • Geschäftsführung
  • Rückmeldung an Abteilungsverantwortlichen

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

• Jeweiligen Gesetze und behördlichen Anforderungen der Märkte und Länder
• Überwachungspflicht der Erfüllungsgehilfen z. B. durch Audits gemäß §831 BGB
• Durchführung von D/TLD Audit
• Durchführung von kundenspezifischen Selbstaudits

Prozessrisiken (Risiken und Chancen) - Qualitätsmanagement

Managementsysteme:

• Qualifikation des Auditors nicht definiert
• Qualifikation des Auditors nicht sichergestellt
• Keine Ressourcen für die Durchführung eines Audits
• Bereitschaft der Mitwirkenden im Audits seitens der Mitarbeiter nicht gegeben
• Keine Auditplanung / kein Auditprogramm
• Auditierungsmethode wurde nicht korrekt angewendet
• Keine Berücksichtigung der individuellen Kundenanforderungen
• Lückenhafter Auditbericht
• Keine Ableitung notwendiger Maßnahmen

IST-Situation:

• Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind
• Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen
• Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

• Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)
• Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen
• Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Managementsysteme:

• Notwendige Qualifikation des Auditors definieren
• Qualifikation des Auditors sicherstellen
• Bereitstsellen der notwendigen Ressourcen für die Durchführung eines Audits
• Bereitschaft der Mitwirkenden im Audits seitens der Mitarbeiter sicherstellen
• Erstellung eines Auditprogramms / Auditplans
• Auditierungsmethode auswählent
• Berücksichtigung der individuellen Kundenanforderungen
• Erstellung eines Auditberichts
• Ableitung notwendiger Maßnahmen

Prozessstruktur

Input:

• Aktueller Anlass (Reklamationen)
• Auditprogramm
• Auditplan

Output:

• Auditbericht
• Maßnahmenplan

Wechselwirkungen:

• Prozesslandschaft des Unternehmens
• Interessierte Parteien
• Verbindliche Anforderungen

Ressourcen:

• Auditoren
• Auditumgebung

Prozessablauf

1. Der Managementbeauftragte erstellt einen Audit Jahresplan
2. Alle Abteilungen sind im Plan zu erfassen
3. Detaillierte Terminplanung für das anstehende Audit gemäß Jahresplan durchführen
4. Den Verantwortlichen einen Ablaufplan des Audits mit unter Punkt 3 definierten Terminplan zukommen lassen
5. Auditor festlegen (Lead-Auditor, Fachexperte)
6. Auditdurchführung mit Fragenkatalog, Turtle-Modell
7. Auditbericht erstellen / Auditbewertung
8. Bekanntgabe der Auditergebnisse den jeweils Verantwortlichen
9. Gemeinsame Herausarbeitung von Handlungsbedarfen aufgrund der festgestellten Abweichungen (Vergleich Prozess: Maßnahmenmanagement)
10. Maßnahmenplan der Umsetzung ableiten und festlegen - Eventuelle Notwendigkeit das Managementsystem anzupassen
11. Wirksamkeitsprüfung der abgearbeiteten Maßnahmen durchführen seitens des Auditors
12. Auditbericht abschließen
13. Auditergebnisse fließen als Ergebnis in die Managementbewertung ein / Weiterleitung des Auditberichtes an die jeweils Verantwortliche-Stelle der Abteilung sowie der Geschäftsführung

Prozesskennzahlen

• Abweichungen im Audit
• Notwendige Auditfrequenz

Mitgeltende Unterlagen

• Auditplan / Projektplan
• Auditbericht
• Maßnahmenplan
• Prozess "Managementsystem"

Turtle-Modell

Input:

• Aktueller Anlass (Reklamationen)
• Auditplanung

Womit?

• Auditfragenkatalog / Turtle Modell

Mit Wem?

• Jeweils Verantwortlichen der auditierten Abteilungen
• Mitarbeiter der Abteilungen
• Auditoren

Kennzahlen:

• Abweichungen im Audit
• Notwendige Auditfrequenz

Dokumente:

• Auditplan / Projektplan
• Ggf. Auditfragenkatalog
• Auditbericht
• Maßnahmenplan

Risiken:

• Qualifikation des Auditors
• Bereitschaft der Mitwirkenden im Audit

Output:

• Auditbericht
• Maßnahmenplan

Prozessoptimierung

• Die Optimierung dieses Prozesses ist im Hinblick der Auditplanung zu sehen
• Beispielweise fordern einige OEM´s die Durchführung eines Selbstaudit - kombinieren Sie hierbei wie vom Kunden gefordert die Prozess- und Produktaudits
• Gehen Sie zu regelmäßigen Layered Audits über, welche in den einzelnen Abteilungen durchgeführt werden, um auch mehr Akzeptanz unter den Mitarbeiter zu schaffen