Kernprozess - Vertrieb / Anfrage / Angebot


...

Weitere Managementthemen in diesem Kontext:

 

 

Erfahren Sie mehr über diesen Unternehmensprozess:

Prozessinformationen:

  • Prozessziel:
    • Ziel ist es, Kundenanfragen auf Ihre Umsetzbarkeit zu bewerten und diesbezüglich dem Kunden ein entsprechend belastbares Angebot zu unterbreiten.
  • Verantwortung:
    • Geschäftsführung
    • Leitung Vertrieb
  • Ausführende Mitarbeiter:
    • Jeweilige Abteilungsleitung 
  • Mitwirkende:
    • Mitarbeiter der Bereiche
  • Information an:
    • Projektmanagement

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

  • Jeweils geltende gesetzliche und behördliche Vorgaben der relevanten Märkte und Länder
  • Jeweils geltende Kundenanforderungen wie VW Formel Q, Daimler SQMS, ...
  • Die Lastenhefte des Kunden sind auf plausibilität, Umsetzbarkeit und Stand der Technik zu überprüfen. Sollte es Abweichungen geben, so sind diese dem Kunden schriftlich anzuzeigen.

Prozessrisiken (Risiken und Chancen) - Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement:

  • Falsche Werbedarstellung
  • Falsche Versprechung gegenüber dem Kunden
  • Projektmanagement wurde nicht in die Anfrage miteinbezogen
  • Keine Vertragsprüfung
  • Keine Beachtung der Kundenanforderungen
  • Nicht qualifizierte Mitarbeiter
  • Gesetzliche und behördliche Anforderungen werden missachtet

Umweltmanagement:

  • Nicht qualifizierte Mitarbeiter
  • Umweltanforderungen werden nicht eingehalten
  • Falsche Werbeversprechen über die Umweltleistung des Produktes

Energiemanagement:

  • Falsche Werbeversprechen
  • Umweltanforderungen werden nicht eingehalten

Arbeitssicherheitsmanagement:

  • Unfall auf dem zum Kunden oder Lieferant - Wegeunfall / Arbeitsunfall
  • Nichteinhaltung der getzlichen Arbeitszeiten

IT-Sicherheitsmanagement:

  • Bruch von Verschwiegenheitsklauseln
  • Ungesicherter Umgang mit personenbezogenen Daten
  • Nicht qualifizierte Mitarbeiter

Laboratorien:

  • Falsche Werbedarstellung
  • Falsche Versprechung gegenüber dem Kunden
  • Projektmanagement wurde nicht in die Anfrage miteinbezogen
  • Keine Vertragsprüfung
  • Keine Beachtung der Kundenanforderungen
  • Nicht qualifizierte Mitarbeiter
  • Gesetzliche und behördliche Anforderungen werden missachtet

Social Compliance:

  • Nichteinhaltung der geltenden Social Compliance

IST-Situation:

  • Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind
  • Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen
  • Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

  • Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)
  • Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen
  • Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Qualitätsmanagement:

  • Unterweisung der Mitarbeiter
  • Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen
  • Vertragsprüfung
  • Beachtung der Kundenanforderungen
  • Abschließen von QSVs

Umweltmanagement:

  • Unterweisung der Mitarbeiter
  • Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen

Energiemanagement:

  • Unterweisung der Mitarbeiter
  • Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen

Arbeitssicherheitsmanagement:

  • Gefährdungsbeurteilung am Abreitsplatz definieren
  • Unterweisung der Mitarbeiter sicherstellen

IT-Sicherheitsmanagement:

  • Geheimhaltungsvereinbarung mit den Mitarbeitern definieren
  • Erstellung von Aufgabenbeschreibungen
  • Unterweisung der Mitarbeiter

Laboratorien:

  • Unterweisung der Mitarbeiter
  • Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen
  • Vertragsprüfung
  • Beachtung von Stand der Technik
  • Beachtung der Kundenanforderungen

Social Compliance:

  • Beachtung der geltenden Social Compliance

Prozessstruktur

Input:

  • Kundenanfrage per E-Mail, Fax, Shop
  • Auftrag per E-Mail, Fax, Shop
  • Jeweils geltende Kundenanforderungen wie VW Formel Q, Daimler SQMS, ...

Output:

  • Angebot
  • Herstellbarkeitsbewertung der Abteilungen
  • Eventuelle Risikobeurteilung
  • Auftragsbestätigung

Wechselwirkungen:

  • Produktionsplanung
  • Projektmanagement
  • Lagerhaltung (nur Großkunden)

Ressourcen:

  • Qualitätsicherungsvereinbarung
  • Lastenheft / Pflichtenheft
  • Kundenanforderungen

Prozessablauf

  1. Anfrage des Kunden wird im Unternehmen erfasst
  2. Abgleich mit vorhandenem Produktportfoilio, sofern angefragtes Produkt bekannt ist weiter mit Punkt: 5 ,sofern Produktanfrage unbekannt weiter mit Punkt: 3 
  3. Bewertung der kundenspezifischen Anforderungen - Herstellbarkeitsanalyse durchführen
  4. Sofern das Produkt herstellbar ist weiter mit Punkt: 5
  5. Sofern Nein: Sollten Sie Abweichungen in den Abfrageunterlagen entdecken im Hinblick Stand der Technik, plausibiltät, so ist dies dem Kunden schriftlich anzuzeigen
  6. Angebot kann angefertigt werden

Prozesskennzahlen

  • Anzahl Anfragen und erkennbarer Dauerkunde ⁃ Kriterium: Folgebestellung der gleichen Ware größer 2

Mitgeltende Unterlagen

  • Qualitätssicherungsvereinbarung
  • Lastenheft / Pflichtenheft
  • Projektplan

Turtle-Modell

Input:

  • Kundenanfrage per E-Mail, Fax, Shop
  • Jeweils geltende Kundenanforderungen wie VW Formel Q, Daimler SQMS, ...
  • Auftrag per E-Mail, Fax, Shop

Womit?

  • Kundenanfrage
  • Lastenhefte / Pflichtenhefte, Veträge
  • Auftrag

Mit Wem?

  • Qualifizierte Mitarbeiter
  • Jeweils verantwortliche der Abteilung

Kennzahlen:

  • Anzahl Anfragen und erkennbarer Dauerkunde ⁃ Kriterium: Folgebestellung der gleichen Ware größer 2

Dokumente:

  • Auftragsbestätigung
  • Lastenhefte, Pflichtenhefte, Verträge, QSV

Risiken:

  • Plausibilität des Angebotes
  • Keine Prüfung der Kundenanforderungen

Output:

  • Angebot
  • Herstellbarbeitsbewertung
  • Auftragsbestätigung

Prozessoptimierung

  • Klare Vorgaben für den Vertrieb definieren
  • Kundenvorgaben und Verträge kennen