Kernprozess - Einkauf


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Weitere Managementthemen in diesem Kontext:

 

 

Erfahren Sie mehr über diesen Unternehmensprozess:

Prozessinformationen:

  • Prozessziel:
    • Ziel dieses Prozesses ist es, die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu koordinieren 
  • Verantwortung:
    • Geschäftsführung 
    • Leitung Einkauf
  • Ausführende Mitarbeiter:
    • Mitarbeiter Einkauf
  • Mitwirkende:
    • Abteilungsleitungen der jeweils betroffenen Bereiche
  • Information an:
    • Geschäftsführung

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

  • Jeweils geltende gesetzliche und behördliche Vorgaben der relevanten Märkte und Länder
  • Jeweils geltende Kundenanforderungen wie VW Formel Q, Daimler SQMS, BMW Group Standards, ...

Prozessrisiken (Risiken und Chancen) - Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement:

  • Bestellungen bei einem nicht freigegebenen und qualitätssicheren Lieferanten
  • Falsche Bestellung ausgelöst
  • Keine kontinuierliche Lieferantenbewertung durchgeführt

Umweltmanagement:

  • Produkte ohne Beachtung der eigenen Umweltvorgaben bestellt
  • Keine Kriterien zur umweltbezogenen Bewertung von Produkten definiert
  • Keine Vergleiche in Bezug der Umweltbelastung zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen

Energiemanagement:

  • Produkte ohne Beachtung der eigenen Energievorgaben bestellt
  • Keine Kriterien zur energiebezogenen Bewertung von Produkten definiert
  • Keine Vergleiche in Bezug der notwendigen Energiebedarfe zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen

Arbeitssicherheitsmanagement:

  • Keine Beachtung der aktuellen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben in Bezug der Bestellung von arbeitssicherheitrelevanten Produkten
  • Keine Kriterien zur Bewertung arbeitssicherheitrelevanter Produkte definiert

IT-Sicherheitsmanagement:

  • Produkte ohne Beachtung der eigenen IT-Sicherheitsvorgaben bestellt
  • Keine Kriterien zur IT-Sicherheitsbezogenen Bewertung von Produkten definiert
  • Keine Vergleiche in Bezug der notwendigen Schutzbedarfe zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen
  • Keine Lieferantenbewertung in Bezug der IT-Dienstleister vorgenommen
  • Bestellung bei nicht freigegebenen IT-Dienstleistern

Laboratorien:

  • Produkte ohne Beachtung der eigenen IT-Sicherheitsvorgaben bestellt
  • Keine Kriterien zur IT-Sicherheitsbezogenen Bewertung von Produkten definiert
  • Keine Vergleiche in Bezug der notwendigen Schutzbedarfe zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen
  • Keine Lieferantenbewertung in Bezug der IT-Dienstleister vorgenommen
  • Bestellung bei nicht freigegebenen IT-Dienstleistern

Social Compliance:

  • Es werden Produkte bei nicht konformen bzw. freigegebenen Lieferanten bestellt
  • Die Social Compliance werden bei der Bestellung von Rohstoffen nicht beachtet

IST-Situation:

  • Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind
  • Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen
  • Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

  • Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)
  • Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen
  • Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Qualitätsmanagement:

  • Definition eines geigneten Prozesses zur Abwicklung von Bestellungen im Einkauf
  • Erstellung und Verausgabung von rechtskonformen Einkaufsbedingungen
  • Definition von Bewertungskriterien zum Angebotsvergleich im Hinblick der Aspekte Qualität, Umwelt, Energie, Sicherheit, IT-Sicherheit, Gesetzeskonformität und Social Compliance
  • Unterweisung der Mitarbeiter im Hinblick der definierten Vorgaben mit Wirksamkeitsprüfung
  • Erstellung einer Liste freigegebener und gesperrter Lieferanten
  • Definition und Vereinbarung von QSV`s mit den Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien für eine Lieferantenbewertung
  • Bewertung einzelner Bestellabläufe im Rahmen der Lieferantenbewertung

Umweltmanagement:

  • Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden Umweltstandards seitens des Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick der Umweltkonformität
  • Es sind Produkte nach Ihrer potentiellen Umweltgefährdung zu bewerten
  • Ggf. Nachweis seitens des Lieferanten über eine ISO 14001 Zertifizierung
  • Die meisten OEMs fordern den Nachweis einer ISO 14001 Zertifizierung nach maximal 2 Jahren Vertragsdauer

Energiemanagement:

  • Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden Energiestandards seitens des Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Energieeinsatzes
  • Es sind Produkte nach Ihrer potentiellen Energiebedarfs zu bewerten und auszuwählen

Arbeitssicherheitsmanagement:

  • Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Sicherheitsstandards
  • Berücksichtigung der geltenden Standards für sicherheitsrelevante Umfänge wie Maschinen und Anlagen bei Bestellungen jeglicher Art

IT-Sicherheitsmanagement:

  • Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden IT-Sicherheitsstandards seitens des Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Sicherheitsstandards
  • Es sind Produkte nach Ihrem Sicherheitsstandard zu bewerten und auszuwählen
  • Einhaltung der gestzlichen und behördlichen Standards

Laboratorien:

  • Definition eines geigneten Prozesses zur Abwicklung von Bestellungen im Einkauf
  • Erstellung und Verausgabung von rechtskonformen Einkaufsbedingungen
  • Unterweisung der Mitarbeiter im Hinblick der definierten Vorgaben mit Wirksamkeitsprüfung
  • Erstellung einer Liste freigegebener und gesperrter Lieferanten
  • Definition und Vereinbarung von QSV`s mit den Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien für eine Lieferantenbewertung
  • Bewertung einzelner Bestellabläufe im Rahmen der Lieferantenbewertung

Social Compliance:

  • Die Einhaltung der zuvor definierten Social-Compliance ist im Rahmen der Lieferkette nachzuweisen
  • Auswahl potentieller Lieferanten im Hinblick der Social Compliance

Prozessstruktur

Input:

  • Bedarfsanforderung der Abteilungen

Output:

  • Bedarfsmeldung an Lieferant

Wechselwirkungen:

  • Wareneingang
  • Jeweilige Abteilung der Bedarfsmeldung
  • Lieferantenmanagement
  • Ressourcenmanagement

Ressourcen:

  • Bedarfsmeldung
  • Lieferantenmanagement

Prozessablauf

 

  1. Bedarfe an Material werden auf Formblatt XY über einen Zeitraum von XY gesammelt
  2. Bestellung wird bei jeweils freigegebenen Lieferant veranlasst = vgl. Prozess Lieferant - siehe Liste freigegebener Lieferanten ⁃ Bestellung per Webshop, Telefon, Fax
  3. Informationsweitergabe an bedarfsmeldende Abteilung und Lieferantenmanagement, sowie Wareneingang

Prozesskennzahlen

  • Beschaffte Mengen in einem bestimmten Zeitraum

Mitgeltende Unterlagen

  • Bedarfsmeldung
  • Bestellung

Turtle-Modell

Input:

  • Bedarfsanforderung der Abteilungen

Womit?

  • Bedarfsmeldung

Mit Wem?

  • freigegebene Lieferanten

Kennzahlen:

  • Beschaffte Mengen in einem bestimmten Zeitraum

Dokumente:

  • Bedarfsmeldung
  • Bestellung

Risiken:

  • Falsche Ware bestellt
  • Bestellung ohne Freigabe getätigt
  • Bestellung bei nicht freigegebenen Lieferanten

Output:

  • Bedarfsmeldung an Lieferant

Prozessoptimierung

  • Ausschreibungen für größere Anschaffungen durchführen