Abteilung - Einkauf


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Weitere Managementthemen in diesem Kontext:

 

 

Erfahren Sie mehr über diese Abteilung:

Informationen:

  • Ziel und Zweck:
    • Ziel dieser Abteilung ist es, gemäß der gestellten Ressourcenanforderung notwendige Einkäufe auszulösen, Angebote einzuholen und diese auszuwerten
  • Verantwortung:
    • Leitung Einkauf
  • Ausführende Mitarbeiter:
    • Mitarbeiter Einkauf
  • Mitwirkende:
    • Mitarbeiter der jeweiligen betroffenen Bereiche
  • Information an:
    • Geschäftsführung

Aufgaben:

  • Angebote einholen
  • Angebote prüfen
  • Bestellungen auslösen
  • Bestellungen nachverfolgen

Relevante Prozesse

  • Vertrieb / Angebot - Auftrag
  • Ressourcenmanagement

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

  • Überwachungspflicht der Erfüllungsgehilfen gemäß § 831 BGB
  • Nur bei freigegebenen Lieferanten darf Material beschafft werden

Abteilungsrisiken (Risiken und Chancen)

Qualitätsmanagement:

  • Bestellungen bei einem nicht freigegebenen und qualitätssicheren Lieferanten ausgeführt
  • Falsche Bestellung ausgelöst
  • Keine kontinuierliche Lieferantenbewertung durchgeführt

Umweltmanagement:

  • Produkte ohne Beachtung der eigenen Umweltvorgaben bestellt
  • Keine Kriterien zur umweltbezogenen Bewertung von Produkten definiert
  • Keine Vergleiche in Bezug der Umweltbelastung zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen

Energiemanagement:

  • Produkte ohne Beachtung der eigenen Energievorgaben bestellt
  • Keine Kriterien zur energiebezogenen Bewertung von Produkten definiert
  • Keine Vergleiche in Bezug der notwendigen Energiebedarfe zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen

Arbeitssicherheitsmanagement:

  • Keine Beachtung der aktuellen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben in Bezug der Bestellung von arbeitssicherheitrelevanten Produkten
  • Keine Kriterien zur Bewertung arbeitssicherheitrelevanter Produkte definiert

IT-Sicherheitsmanagement:

  • Produkte ohne Beachtung der eigenen IT-Sicherheitsvorgaben bestellt
  • Keine Kriterien zur IT-Sicherheitsbezogenen Bewertung von Produkten definiert
  • Keine Vergleiche in Bezug der notwendigen Schutzbedarfe zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen
  • Keine Lieferantenbewertung in Bezug der IT-Dienstleister vorgenommen
  • Bestellung bei nicht freigegebenen IT-Dienstleistern

Laboratorien:

  • Nichtbeachtung der Liste freigegebener Lieferanten
  • Keine Kriterien zur Bewertung geeigneter Laborausstattung definiert
  • Bestellte Prüfmittel entsprechen nicht dem aktuellen Stand der Technik - wie DIN Normen

Social Compliance:

  • Es werden Produkte bei nicht konformen bzw. freigegebenen Lieferanten bestellt
  • Die Social Compliance werden bei der Bestellung von Rohstoffen nicht beachtet

IST-Situation:

  • Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind
  • Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen
  • Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

  • Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)
  • Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen
  • Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Qualitätsmanagement:

  • Definition eines geeigneten Prozesses zur Abwicklung von Bestellungen im Einkauf
  • Erstellung und Verausgabung von rechtskonformen Einkaufsbedingungen
  • Definition von Bewertungskriterien zum Angebotsvergleich im Hinblick der Aspekte Qualität, Umwelt, Energie, Sicherheit, IT-Sicherheit, Gesetzeskonformität und Social Compliance
  • Unterweisung der Mitarbeiter im Hinblick der definierten Vorgaben mit Wirksamkeitsprüfung
  • Erstellung einer Liste freigegebener und gesperrter Lieferanten
  • Definition und Vereinbarung von QSV`s mit den Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien für eine Lieferantenbewertung
  • Bewertung einzelner Bestellabläufe im Rahmen der Lieferantenbewertung

Umweltmanagement:

  • Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden Umweltstandards seitens des Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick der Umweltkonformität
  • Es sind Produkte nach Ihrer potentiellen Umweltgefährdung zu bewerten
  • Ggf. Nachweis seitens des Lieferanten über eine ISO 14001 Zertifizierung
  • Die meisten OEMs fordern den Nachweis einer ISO 14001 Zertifizierung nach maximal 2 Jahren Vertragsdauer

Energiemanagement:

  • Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden Energiestandards seitens des Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Energieeinsatzes
  • Es sind Produkte nach Ihrer potentiellen Energiebedarfs zu bewerten und auszuwählen

Arbeitssicherheitsmanagement:

  • Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Sicherheitsstandards
  • Berücksichtigung der geltenden Standards für sicherheitsrelevante Umfänge wie Maschinen und Anlagen bei Bestellungen jeglicher Art

IT-Sicherheitsmanagement:

  • Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden IT-Sicherheitsstandards seitens des Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Sicherheitsstandards
  • Es sind Produkte nach Ihrem Sicherheitsstandard zu bewerten und auszuwählen
  • Einhaltung der gesetzlichen und behördlichen Standards

Laboratorien:

  • Definition eines geeigneten Prozesses zur Abwicklung von Bestellungen im Einkauf
  • Erstellung und Verausgabung von rechtskonformen Einkaufsbedingungen
  • Unterweisung der Mitarbeiter im Hinblick der definierten Vorgaben mit Wirksamkeitsprüfung
  • Erstellung einer Liste freigegebener und gesperrter Lieferanten
  • Definition und Vereinbarung von QSV`s mit den Lieferanten
  • Definition von Bewertungskriterien für eine Lieferantenbewertung
  • Bewertung einzelner Bestellabläufe im Rahmen der Lieferantenbewertung

Social Compliance:

  • Die Einhaltung der zuvor definierten Social-Compliance ist im Rahmen der Lieferkette nachzuweisen
  • Auswahl potentieller Lieferanten im Hinblick der Social Compliance