Kernprozess - Vertrieb / Anfrage / Angebot

Prozessinformationen:

• Prozessziel:
  

  • Ziel ist es, Kundenanfragen auf Ihre Umsetzbarkeit zu bewerten und diesbezüglich dem Kunden ein entsprechend belastbares Angebot zu unterbreiten.

• Verantwortung:
  

  • Geschäftsführung

  • Leitung Vertrieb

• Ausführende Mitarbeiter:
  

  • Jeweilige Abteilungsleitung 

• Mitwirkende:
  

  • Mitarbeiter der Bereiche

• Information an:
  

  • Projektmanagement

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

• Jeweils geltende gesetzliche und behördliche Vorgaben der relevanten Märkte und Länder

• Jeweils geltende Kundenanforderungen wie VW Formel Q, Daimler SQMS, ...

• Die Lastenhefte des Kunden sind auf plausibilität, Umsetzbarkeit und Stand der Technik zu überprüfen. Sollte es Abweichungen geben, so sind diese dem Kunden schriftlich anzuzeigen.

Prozessrisiken (Risiken und Chancen) - Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement:

• Falsche Werbedarstellung

• Falsche Versprechung gegenüber dem Kunden

• Projektmanagement wurde nicht in die Anfrage miteinbezogen

• Keine Vertragsprüfung

• Keine Beachtung der Kundenanforderungen

• Nicht qualifizierte Mitarbeiter

• Gesetzliche und behördliche Anforderungen werden missachtet

Umweltmanagement:

• Nicht qualifizierte Mitarbeiter

• Umweltanforderungen werden nicht eingehalten

• Falsche Werbeversprechen über die Umweltleistung des Produktes

Energiemanagement:

• Falsche Werbeversprechen

• Umweltanforderungen werden nicht eingehalten

Arbeitssicherheitsmanagement:

• Unfall auf dem zum Kunden oder Lieferant - Wegeunfall / Arbeitsunfall

• Nichteinhaltung der getzlichen Arbeitszeiten

IT-Sicherheitsmanagement:

• Bruch von Verschwiegenheitsklauseln

• Ungesicherter Umgang mit personenbezogenen Daten

• Nicht qualifizierte Mitarbeiter

Laboratorien:

• Falsche Werbedarstellung

• Falsche Versprechung gegenüber dem Kunden

• Projektmanagement wurde nicht in die Anfrage miteinbezogen

• Keine Vertragsprüfung

• Keine Beachtung der Kundenanforderungen

• Nicht qualifizierte Mitarbeiter

• Gesetzliche und behördliche Anforderungen werden missachtet

Social Compliance:

• Nichteinhaltung der geltenden Social Compliance

IST-Situation:

• Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind

• Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen

• Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

• Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)

• Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen

• Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Qualitätsmanagement:

• Unterweisung der Mitarbeiter

• Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen

• Vertragsprüfung

• Beachtung der Kundenanforderungen

• Abschließen von QSVs

Umweltmanagement:

• Unterweisung der Mitarbeiter

• Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen

Energiemanagement:

• Unterweisung der Mitarbeiter

• Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen

Arbeitssicherheitsmanagement:

• Gefährdungsbeurteilung am Abreitsplatz definieren

• Unterweisung der Mitarbeiter sicherstellen

IT-Sicherheitsmanagement:

• Geheimhaltungsvereinbarung mit den Mitarbeitern definieren

• Erstellung von Aufgabenbeschreibungen

• Unterweisung der Mitarbeiter

Laboratorien:

• Unterweisung der Mitarbeiter

• Beachtung der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen

• Vertragsprüfung

• Beachtung von Stand der Technik

• Beachtung der Kundenanforderungen

Social Compliance:

• Beachtung der geltenden Social Compliance

Prozessstruktur

Input:

• Kundenanfrage per E-Mail, Fax, Shop

• Auftrag per E-Mail, Fax, Shop

• Jeweils geltende Kundenanforderungen wie VW Formel Q, Daimler SQMS, ...

Output:

• Angebot

• Herstellbarkeitsbewertung der Abteilungen

• Eventuelle Risikobeurteilung

• Auftragsbestätigung

Wechselwirkungen:

• Produktionsplanung

• Projektmanagement

• Lagerhaltung (nur Großkunden)

Ressourcen:

• Qualitätsicherungsvereinbarung

• Lastenheft / Pflichtenheft

• Kundenanforderungen

Prozessablauf

1. Anfrage des Kunden wird im Unternehmen erfasst

2. Abgleich mit vorhandenem Produktportfoilio, sofern angefragtes Produkt bekannt ist weiter mit Punkt: 5 ,sofern Produktanfrage unbekannt weiter mit Punkt: 3 

3. Bewertung der kundenspezifischen Anforderungen - Herstellbarkeitsanalyse durchführen

4. Sofern das Produkt herstellbar ist weiter mit Punkt: 5

5. Sofern Nein: Sollten Sie Abweichungen in den Abfrageunterlagen entdecken im Hinblick Stand der Technik, plausibiltät, so ist dies dem Kunden schriftlich anzuzeigen

6. Angebot kann angefertigt werden

Prozesskennzahlen

• Anzahl Anfragen und erkennbarer Dauerkunde ⁃ Kriterium: Folgebestellung der gleichen Ware größer 2

Mitgeltende Unterlagen

• Qualitätssicherungsvereinbarung

• Lastenheft / Pflichtenheft

• Projektplan

Turtle-Modell

Input:

• Kundenanfrage per E-Mail, Fax, Shop

• Jeweils geltende Kundenanforderungen wie VW Formel Q, Daimler SQMS, ...

• Auftrag per E-Mail, Fax, Shop

Womit?

• Kundenanfrage

• Lastenhefte / Pflichtenhefte, Veträge

• Auftrag

Mit Wem?

• Qualifizierte Mitarbeiter

• Jeweils verantwortliche der Abteilung

Kennzahlen:

• Anzahl Anfragen und erkennbarer Dauerkunde ⁃ Kriterium: Folgebestellung der gleichen Ware größer 2

Dokumente:

• Auftragsbestätigung

• Lastenhefte, Pflichtenhefte, Verträge, QSV

Risiken:

• Plausibilität des Angebotes

• Keine Prüfung der Kundenanforderungen

Output:

• Angebot

• Herstellbarbeitsbewertung

• Auftragsbestätigung

Prozessoptimierung

• Klare Vorgaben für den Vertrieb definieren

• Kundenvorgaben und Verträge kennen