Kernprozess - Einkauf

Prozessinformationen:

• Prozessziel:
  

  • Ziel dieses Prozesses ist es, die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu koordinieren 

• Verantwortung:
  

  • Geschäftsführung 

  • Leitung Einkauf

• Ausführende Mitarbeiter:
  

  • Mitarbeiter Einkauf

• Mitwirkende:
  

  • Abteilungsleitungen der jeweils betroffenen Bereiche

• Information an:
  

  • Geschäftsführung

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

• Jeweils geltende gesetzliche und behördliche Vorgaben der relevanten Märkte und Länder

• Jeweils geltende Kundenanforderungen wie VW Formel Q, Daimler SQMS, BMW Group Standards, ...

Prozessrisiken (Risiken und Chancen) - Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement:

• Bestellungen bei einem nicht freigegebenen und qualitätssicheren Lieferanten

• Falsche Bestellung ausgelöst

• Keine kontinuierliche Lieferantenbewertung durchgeführt

Umweltmanagement:

• Produkte ohne Beachtung der eigenen Umweltvorgaben bestellt

• Keine Kriterien zur umweltbezogenen Bewertung von Produkten definiert

• Keine Vergleiche in Bezug der Umweltbelastung zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen

Energiemanagement:

• Produkte ohne Beachtung der eigenen Energievorgaben bestellt

• Keine Kriterien zur energiebezogenen Bewertung von Produkten definiert

• Keine Vergleiche in Bezug der notwendigen Energiebedarfe zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen

Arbeitssicherheitsmanagement:

• Keine Beachtung der aktuellen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben in Bezug der Bestellung von arbeitssicherheitrelevanten Produkten

• Keine Kriterien zur Bewertung arbeitssicherheitrelevanter Produkte definiert

IT-Sicherheitsmanagement:

• Produkte ohne Beachtung der eigenen IT-Sicherheitsvorgaben bestellt

• Keine Kriterien zur IT-Sicherheitsbezogenen Bewertung von Produkten definiert

• Keine Vergleiche in Bezug der notwendigen Schutzbedarfe zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen

• Keine Lieferantenbewertung in Bezug der IT-Dienstleister vorgenommen

• Bestellung bei nicht freigegebenen IT-Dienstleistern

Laboratorien:

• Produkte ohne Beachtung der eigenen IT-Sicherheitsvorgaben bestellt

• Keine Kriterien zur IT-Sicherheitsbezogenen Bewertung von Produkten definiert

• Keine Vergleiche in Bezug der notwendigen Schutzbedarfe zwischen einzelnen Produkten vor der Bestellung vorgenommen

• Keine Lieferantenbewertung in Bezug der IT-Dienstleister vorgenommen

• Bestellung bei nicht freigegebenen IT-Dienstleistern

Social Compliance:

• Es werden Produkte bei nicht konformen bzw. freigegebenen Lieferanten bestellt

• Die Social Compliance werden bei der Bestellung von Rohstoffen nicht beachtet

IST-Situation:

• Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind

• Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen

• Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

• Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)

• Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen

• Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Qualitätsmanagement:

• Definition eines geigneten Prozesses zur Abwicklung von Bestellungen im Einkauf

• Erstellung und Verausgabung von rechtskonformen Einkaufsbedingungen

• Definition von Bewertungskriterien zum Angebotsvergleich im Hinblick der Aspekte Qualität, Umwelt, Energie, Sicherheit, IT-Sicherheit, Gesetzeskonformität und Social Compliance

• Unterweisung der Mitarbeiter im Hinblick der definierten Vorgaben mit Wirksamkeitsprüfung

• Erstellung einer Liste freigegebener und gesperrter Lieferanten

• Definition und Vereinbarung von QSV`s mit den Lieferanten

• Definition von Bewertungskriterien für eine Lieferantenbewertung

• Bewertung einzelner Bestellabläufe im Rahmen der Lieferantenbewertung

Umweltmanagement:

• Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden Umweltstandards seitens des Lieferanten

• Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick der Umweltkonformität

• Es sind Produkte nach Ihrer potentiellen Umweltgefährdung zu bewerten

• Ggf. Nachweis seitens des Lieferanten über eine ISO 14001 Zertifizierung

• Die meisten OEMs fordern den Nachweis einer ISO 14001 Zertifizierung nach maximal 2 Jahren Vertragsdauer

Energiemanagement:

• Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden Energiestandards seitens des Lieferanten

• Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Energieeinsatzes

• Es sind Produkte nach Ihrer potentiellen Energiebedarfs zu bewerten und auszuwählen

Arbeitssicherheitsmanagement:

• Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Sicherheitsstandards

• Berücksichtigung der geltenden Standards für sicherheitsrelevante Umfänge wie Maschinen und Anlagen bei Bestellungen jeglicher Art

IT-Sicherheitsmanagement:

• Definition von Einkaufsbedingungen in Bezug der einzuhaltenden IT-Sicherheitsstandards seitens des Lieferanten

• Definition von Bewertungskriterien zu bestellender Produkte im Hinblick des notwendigen Sicherheitsstandards

• Es sind Produkte nach Ihrem Sicherheitsstandard zu bewerten und auszuwählen

• Einhaltung der gestzlichen und behördlichen Standards

Laboratorien:

• Definition eines geigneten Prozesses zur Abwicklung von Bestellungen im Einkauf

• Erstellung und Verausgabung von rechtskonformen Einkaufsbedingungen

• Unterweisung der Mitarbeiter im Hinblick der definierten Vorgaben mit Wirksamkeitsprüfung

• Erstellung einer Liste freigegebener und gesperrter Lieferanten

• Definition und Vereinbarung von QSV`s mit den Lieferanten

• Definition von Bewertungskriterien für eine Lieferantenbewertung

• Bewertung einzelner Bestellabläufe im Rahmen der Lieferantenbewertung

Social Compliance:

• Die Einhaltung der zuvor definierten Social-Compliance ist im Rahmen der Lieferkette nachzuweisen

• Auswahl potentieller Lieferanten im Hinblick der Social Compliance

Prozessstruktur

Input:

• Bedarfsanforderung der Abteilungen

Output:

• Bedarfsmeldung an Lieferant

Wechselwirkungen:

• Wareneingang

• Jeweilige Abteilung der Bedarfsmeldung

• Lieferantenmanagement

• Ressourcenmanagement

Ressourcen:

• Bedarfsmeldung

• Lieferantenmanagement

Prozessablauf

1. Bedarfe an Material werden auf Formblatt XY über einen Zeitraum von XY gesammelt

2. Bestellung wird bei jeweils freigegebenen Lieferant veranlasst = vgl. Prozess Lieferant - siehe Liste freigegebener Lieferanten ⁃ Bestellung per Webshop, Telefon, Fax

3. Informationsweitergabe an bedarfsmeldende Abteilung und Lieferantenmanagement, sowie Wareneingang

Prozesskennzahlen

• Beschaffte Mengen in einem bestimmten Zeitraum

Mitgeltende Unterlagen

• Bedarfsmeldung

• Bestellung

Turtle-Modell

Input:

• Bedarfsanforderung der Abteilungen

Womit?

• Bedarfsmeldung

Mit Wem?

• freigegebene Lieferanten

Kennzahlen:

• Beschaffte Mengen in einem bestimmten Zeitraum

Dokumente:

• Bedarfsmeldung

• Bestellung

Risiken:

• Falsche Ware bestellt

• Bestellung ohne Freigabe getätigt

• Bestellung bei nicht freigegebenen Lieferanten

Output:

• Bedarfsmeldung an Lieferant

Prozessoptimierung

• Ausschreibungen für größere Anschaffungen durchführen