Abteilung - Controlling

Informationen:

• Ziel und Zweck:
  

  • Ziel dieser Abteilung ist es, Abrechnungen und Kontierungen vorzunehmen.

• Verantwortung:
  

  • Leitung Finanzbuchhaltung

• Ausführende Mitarbeiter:
  

  • Mitarbeiter Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen

• Mitwirkende:
  

  • Verantwortliche der Abteilungen

• Information an:
  

  • Geschäftsführung

Aufgaben:

• Kontierung

• Buchung

• Finanzplanung

Relevante Prozesse

• Vertrieb

• Einkauf

• Projektmanagement

Verbindliche Anforderungen (gesetzliche- & behördliche Anforderungen / Kundenanforderungen)

• Gesetzliche Rahmenbedingungen des Finanzwesens

• Vereinbarte Zahlungsziele

Abteilungsrisiken (Risiken und Chancen)

Qualitätsmanagement:

• Falsche Buchungen

• Falsche Abrechnungen

• Keine definierte Abläufe

• Nicht qualifizierte Mitarbeiter

Umweltmanagement:

• Keine umweltrelevanten Kostenstellen zur gezielten Auswertung definiert

Energiemanagement:

• Keine energierelevanten Kostenstellen zur gezielten Auswertung definiert

Arbeitssicherheitsmanagement:

• Missachtung der Arbeitssicherheitsvorgaben für Büroarbeitsplätze

• Keine BGV A3 Prüfung für PC durchgeführt

IT-Sicherheitsmanagement:

• Vertrauliche Daten sind unzureichend geschützt

• Falsche bzw. fehlerhafte Buchungen aufgrund falscher Informationen

• Keine revisionssichere Buchführung

• Keine definierte Abläufe

• Nicht qualifizierte Mitarbeiter

• Missachtung der Datenschutzerfordernisse

• Keine BGV A3 Prüfung für PC durchgeführt

Laboratorien:

• Falsche Buchungen

• Falsche Abrechnungen

• Keine definierte Abläufe

• Nicht qualifizierte Mitarbeiter

Social Compliance:

• Missachtung der festgelegten Zahlungsziele

IST-Situation:

• Übernehmen Sie die aufgeführten potentiellen Risiken und definieren Sie nun, ob diese Risiken bei Ihnen im Unternehmen auftreten können bzw. eventuell bereits abgesichert sind

• Definieren Sie die derzeitig etablierten Vermeidungs- und Entdeckungsmaßnahmen

• Bewerten Sie die Risiken z. B. mit der FMEA-Methode

Planung:

• Definieren Sie einen Maßnahmenplan, um die derzeitigen Risiken abzumildern bzw. zu beseitigen („Chancen“)

• Beachten Sie die Wirksamkeitsprüfung getroffener Maßnahmen

• Die veränderte Situation stellt nun die neue Ist-Situation dar

Notwendige Umsetzung

Qualitätsmanagement:

• Definition von Prozesszielen für die FiBu

• Qualifikation der Mitarbeiter

• Definition von prozessorientierten Kostenstellen

Umweltmanagement:

• Definition umweltrelevanter Kostenstellen

• Eventuelle Umstellung auf ein papierloses Büro

Energiemanagement:

• Auswertung der Energie- und Leistungsdaten

• Definition energierelevanter Kostenstellen

Arbeitssicherheitsmanagement:

• Beachtung der Arbeitssicherheitsvorgaben für Büroarbeitsplätze

• Regelmäßige Unterweisung in Bezug der Arbeitssicherheit am Büroarbeitsplatz durchführen

• Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung für Büroarbeitsplätze

IT-Sicherheitsmanagement:

• Beachtung der Datenschutzvorgaben

• Zutritts- und Zugriffberechtigungen für die FiBu festlegen

• BGV A3 Prüfung für PC durchgeführen

• Sicherstellung einer revisionssicheren FiBu

• Unterweisung der Mitarbeiter

Laboratorien:

• Unterweisung der Mitarbeiter

• Abrechnung von Labortätigkeiten

Social Compliance:

• Allgemeine Beachtung der Social Compliance im eigenen Unternehmen